1. Inleiding
COSH hecht belang aan uw privacy en behandelt uw persoonsgegevens zo vertrouwelijk mogelijk.
De bescherming van uw privacy en uw persoonsgegevens is een uiterst ernstige zaak voor ons. Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de inhoud van deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) en de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de nationale bepalingen inzake gegevensbescherming.
Deze Privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, welke rechten u in dit verband heeft en hoe u contact met ons kunt opnemen.
Deze Privacyverklaring is onder meer van toepassing op (i) onze websites: cosh.eco; screenmystore.cosh.eco; screenmybrand.cosh.eco; en bijbehorende dashboards (hierna onze “Website(s)”) en de COSH! Digital Wardrobe applicatie (hierna onze “COSH App”), en de diensten en activiteiten die daarmee verband houden, en (ii) alle relaties via andere communicatiemiddelen tussen u en ons. De Website(s) en de COSH App worden gezamenlijk aangeduid als onze “Platform(s)”.
2. Algemene informatie van toepassing op al onze verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens
COCREATE GOOD LIFE BV, een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, met maatschappelijke zetel te Bergjesbos 19, 8310 Brugge, België, en ingeschreven in de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0697.686.059 (hierna “COSH”, “wij” of “ons”), is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring.
Gelieve er rekening mee te houden dat COSH een verwerkingsverantwoordelijke is, wat betekent dat wij een rechtstreekse verantwoordelijkheid jegens u dragen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring heeft uitsluitend betrekking op onze relatie met u als verwerkingsverantwoordelijke.
Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen worden gebruikt om een natuurlijk persoon direct of indirect te identificeren. Wij kunnen persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen en verwerken, bv. wanneer:
- u contact met ons opneemt of heeft opgenomen (bv. via het contactformulier op een van onze Platform(s), via e‑mail, enz.);
- wij een van onze diensten aan u verlenen of hebben verleend;
- u bij COSH wilt solliciteren;
- u als gebruiker een account aanmaakt op de cosh.eco website en/of via onze COSH App;
- u als persoon enquêtes invult of deelneemt aan onze weggeefacties;
- enz.
Meestal verstrekt u ons uw persoonsgegevens zelf. Soms ontvangen wij uw contactgegevens via derden, bv.:
- aankoopgegevens verstrekt door retailers waarmee u interactie heeft gehad, waarbij u uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om deze gegevens met COSH te delen in de app.
Wij kunnen uw gegevens ook vinden, bijwerken, aanvullen en verbeteren via openbare bronnen (bv. Kruispuntbank van Ondernemingen, enz.) en sociale netwerken.
In beginsel gebruiken wij uw persoonsgegevens uitsluitend voor het verlenen van de diensten die u aanvraagt. Indien wij externe dienstverleners inschakelen om deze diensten te verlenen, hebben deze dienstverleners eveneens toegang tot uw persoonsgegevens, uitsluitend in het kader van hun dienstverlening. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om de naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming te waarborgen en eisen ook van externe dienstverleners dat zij deze bepalingen naleven. Wij hebben verwerkingsovereenkomsten gesloten met de betrokken derden, die de nodige waarborgen bevatten met betrekking tot de vertrouwelijkheid en de naleving van de privacywetgeving ten aanzien van uw persoonsgegevens.
Niettegenstaande het voorgaande is het mogelijk dat COSH uw persoonsgegevens openbaar maakt aan de bevoegde autoriteiten (i) indien COSH daartoe verplicht is op grond van de wet of een gerechtelijke procedure en/of (ii) ter bescherming en verdediging van onze rechten.
In beginsel streven wij ernaar uw persoonsgegevens op te slaan op IT-systemen in de Europese Economische Ruimte (“EER”).
Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen of organisaties buiten de EER, zullen steeds passende waarborgen worden geboden. Elke doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER aan een ontvanger in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie valt, zal onderworpen zijn aan de bepalingen van een gegevensdoorgifteovereenkomst, die (i) de door de Europese Commissie uitgevaardigde standaardcontractbepalingen, of (ii) enig ander mechanisme in overeenstemming met de AVG, of enige andere regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor doorgiften naar de VS, zal bevatten. Indien u vragen heeft over deze waarborgen of de toegankelijkheid ervan, neem dan contact met ons op per e‑mail of per post via de onderstaande gegevens (onder titel 2.5).
U beschikt over de volgende rechten:
- U heeft een recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit stelt u in staat na te gaan welke persoonsgegevens wij over u verwerken;
- U heeft een recht op verbetering van uw persoonsgegevens. Dit stelt u in staat onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij over u verwerken te corrigeren of aan te vullen;
- U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Dit stelt u in staat persoonsgegevens die wij over u verwerken permanent te laten wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te wissen – dit recht is enkel van toepassing in de gevallen en in de mate waarin de wet daarin voorziet;
- U heeft een recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit stelt u in staat het gebruik van uw persoonsgegevens door ons te bevriezen zonder deze te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te beperken – dit recht is enkel van toepassing in de gevallen en in de mate waarin de wet daarin voorziet;
- U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit stelt u in staat bezwaar te maken tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn niet altijd verplicht uw bezwaar in te willigen – dit recht is enkel van toepassing wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen;
- U heeft steeds het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming;
- U heeft steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing;
- U heeft het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit stelt u in staat persoonsgegevens vlot over te dragen, te kopiëren of door te sturen van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere. Dit recht kan enkel worden uitgeoefend indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of op een overeenkomst met u.
Indien u een van de hierboven vermelde rechten wenst uit te oefenen, neem dan contact met ons op per e‑mail of per post via de onderstaande gegevens (onder titel 2.5).
Wanneer u een verzoek indient om uw rechten uit te oefenen, zullen wij eerst uw identiteit verifiëren via de gepaste en minst privacybelastende middelen. Wij doen dit om te voorkomen dat uw gegevens in verkeerde handen terechtkomen.
De uitoefening van uw rechten is in beginsel kosteloos. Indien uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In dergelijke gevallen kunnen wij er echter ook voor kiezen niet aan uw verzoek te voldoen. U wordt in voorkomend geval op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.
In elk geval zullen wij u steeds uiterlijk binnen één maand informeren over het resultaat van uw verzoek. Bij complexe of meervoudige verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, maar wij zullen u ook van deze noodzakelijke verlenging op de hoogte brengen binnen de oorspronkelijke maand.
Voor de uitoefening van uw rechten, voor vragen of klachten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, kunt u steeds contact met ons opnemen:
via e‑mail: info@cosh.eco via brief: COCREATE GOOD LIFE BV T.a.v.: de verantwoordelijke voor gegevensbescherming Bergjesbos 19 8310 Brugge België
U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar u verblijft. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit:
via de website: gegevensbeschermingsautoriteit.be via e‑mail: contact@apd-gba.be telefonisch: +32 2 247 48 00 via brief: Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel
Voor meer informatie over klachten en rechtsmiddelen verwijzen wij u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.
3. Specifieke verwerkingsactiviteiten die op u van toepassing kunnen zijn
Onder welke omstandigheden COSH verschillende categorieën van persoonsgegevens van u verzamelt, gebruikt of anderszins verwerkt, voor welk doeleinde, op welke rechtsgrond, voor welke periode en met wie deze worden gedeeld, wordt hieronder beschreven.
COSH biedt met de COSH App een slim kledingkastplatform dat u een volledig overzicht geeft van uw kledingstukken, u helpt slimmere aankoop- en huurbeslissingen te nemen, dagelijkse outfitsuggesties biedt van uw persoonlijke slimme stylist, en bijhoudt wat u draagt om uw kosten per draagbeurt te verlagen.
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- accountgegevens: e‑mailadres, wachtwoord, voornaam, achternaam, geboortedatum (optioneel), geslacht (optioneel), profielfoto (optioneel), land, stad (optioneel), voorkeurstaal (optioneel), stijl- en kledingkastuitdagingen en ‑doelen (optioneel), hoe u wenst dat COSH u helpt bij het bereiken van deze doelen (optioneel), en uw tevredenheidsniveau over uw kledingkast (optioneel);
- contact- en contractgegevens: bv. naam, voornaam, e‑mailadres;
- mobiel telefoonnummer (optioneel);
- profielopbouwende gegevens (optioneel): bv. voorkeuren verzameld via stijlquizzen, favoriete modestijlen, gegevens over lichaamstype (bv. cupmaat, lengte, gewicht, lichaamsvorm, taille), winkelgedrag en ‑gewoonten (bv. voorkeuren, frequentie), en kleurvoorkeuren;
- kledingkastgegevens: bv. foto’s van uw kledingstukken en kledingkastinhoud;
- winkelactiviteitsgegevens: bv. informatie over winkelbezoeken op basis van ‘mijn routes’ (d.w.z. winkels die u bezoekt of waar u van plan bent te winkelen);
- correspondentie en communicatiegegevens: inclusief berichten, e‑mails en alle andere vormen van communicatie met COSH;
- aankoopgegevens (optioneel): details van uw aankopen bij online en fysieke retailers (bv. wat er werd gekocht, bij welke retailer, de locatie van de aankoop, de prijs, enz.);
- uw elektronische identificatiegegevens: bv. verbindingstijden, enz. na een bezoek aan onze COSH App die gebruikmaakt van cookies of gelijkaardige technieken.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om u op uw verzoek of op ons initiatief meer informatie te verstrekken over onze diensten en producten, indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de correcte uitvoering van onze diensten aan u; II. om u de diensten te verlenen zoals met u overeengekomen; III. om eventuele klachten en/of feedback te behandelen; IV. om een zakelijke relatie met u als klant te onderhouden; V. om uw gebruikerservaring te personaliseren, inclusief outfitaanbevelingen, kledingkastsuggesties en winkeladvies afgestemd op uw stijlvoorkeuren en profiel; VI. om onze diensten, functionaliteiten en gebruikersinterface te verbeteren op basis van gebruiksgegevens en feedback; VII. om u relevante dienstberichten of updates te sturen over uw profiel, kledingkastactiviteit of de functies van COSH op basis van de instellingen die u selecteert in de app; VIII. (met betrekking tot aankoopgegevens) om uw digitale kledingkast automatisch bij te werken en COSH betere geaggregeerde inzichten te bieden in merkpopulariteit, koopgedrag en productlevensduur ter ondersteuning van onderzoek naar duurzame mode; IX. om u toe te laten deel uit te maken van de COSH-community (bv. via WhatsApp-groepsupdates), waar u kunt aansluiten bij een groep COSH! Digital Wardrobe-enthousiastelingen die helpen bij het testen van nieuwe functies, ons op de hoogte brengen van bugs en functies voorstellen om de app te verbeteren; X. voor het plaatsen en uitlezen van cookies. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u in onze Cookieverklaring.
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden I tot III hierboven);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van COSH of een derde (doeleinden IV tot VI en X hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen zijn:
- u als klant nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte te houden van onze activiteiten, diensten en producten (doeleinde IV hierboven);
- u een relevantere en boeiendere ervaring te bieden door gepersonaliseerde inhoud, aanbevelingen en stijladvies die aansluiten bij uw voorkeuren en profiel (doeleinde V hierboven);
- de kwaliteit, efficiëntie en bruikbaarheid van de COSH App te optimaliseren en te verbeteren op basis van inzichten verkregen uit gebruikspatronen, feedback en gebruikersinteracties (doeleinde VI hierboven);
- voor strikt noodzakelijke cookies, d.w.z. cookies die functionaliteiten waarborgen zonder dewelke u de COSH App niet zou kunnen gebruiken zoals bedoeld, baseren wij ons op de rechtsgrond van gerechtvaardigd belang. Deze cookies zijn louter om technische redenen vereist om de App te kunnen gebruiken. Gezien de technische noodzaak bestaat er enkel een informatieverplichting, en plaatsen wij deze cookies zodra u de App opent (doeleinde X hierboven);
- de klant heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinden VII tot X hierboven). Wat cookies betreft, vragen wij uw toestemming voor andere categorieën van cookies dan strikt noodzakelijke cookies (bv. voorkeurscookies, analytische cookies, enz.), voor zover onze App deze gebruikt. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring;
Indien u de COSH App van uw toestel verwijdert maar uw account niet verwijdert, zullen uw persoonsgegevens in overeenstemming met deze Privacyverklaring bewaard blijven, en kunt u uw account op elk moment opnieuw activeren.
Indien u uw account verwijdert, bewaart COSH uw persoonsgegevens gedurende een periode van 3 maanden na de verwijdering van het account om eventuele post-verwijderingsvragen, klachten of administratieve opvolgingen te behandelen. Na deze periode worden uw persoonsgegevens definitief gewist of geanonimiseerd.
In bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren, onder meer in de volgende situaties:
- indien toepasselijke wetgeving ons verplicht specifieke gegevens te bewaren, bewaren wij de gegevens gedurende de wettelijk vereiste termijn;
- gegevens die noodzakelijk zijn om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn.
In het kader van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers), bv. in het kader van hosting, mailings, marketinginitiatieven, enz. Zij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van onze schriftelijke instructies en in overeenstemming met een overeengekomen verwerkingsovereenkomst;
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures;
- overheden en bedrijven, maar uitsluitend met betrekking tot kledingkastgegevens en winkelactiviteits-/locatiegegevens, en onder de volgende voorwaarden:
(i) in gepseudonimiseerde vorm, ten behoeve van het genereren van geaggregeerde inzichten en statistieken ter ondersteuning van duurzaamheids- en circulaire mode-rapportage, alsook onderzoek naar de levensduur van kledingstukken, herstellingstrends en duurzame consumptiepatronen. Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van COSH om bij te dragen aan evidence-based duurzaamheidstransities en een meer circulair, transparant en maatschappelijk verantwoord mode-ecosysteem te bevorderen;
(ii) in niet-gepseudonimiseerde vorm, maar uitsluitend wanneer u uw uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming heeft gegeven, bv. om deel te nemen aan een vooraf bepaald universitair onderzoek dat beschikbaar is in uw instellingen.
Wanneer u een account aanmaakt op de COSH Website (https://cosh.eco), verzamelen en verwerken wij bepaalde persoonsgegevens om uw account aan te maken en te beheren, u afgestemde inhoud aan te bieden en u de diensten en functionaliteiten ter beschikking te stellen die op de Website beschikbaar zijn.
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- accountgegevens: e‑mailadres, wachtwoord, voornaam, achternaam;
- profiel- en voorkeursgegevens: uw favoriete winkels en merken, alsook door u aangemaakte winkelroutes (optioneel);
- correspondentie en andere vormen van communicatie: e‑mails en andere (vormen van) communicatie;
- uw elektronische identificatiegegevens: bv. uw IP-adres, verbindingstijden, enz. na een bezoek aan onze Website die gebruikmaakt van cookies of gelijkaardige technieken.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om uw account op de COSH Website aan te maken en te beheren; II. om u de diensten te verlenen zoals met u overeengekomen; III. om eventuele klachten en/of feedback te behandelen; IV. om een zakelijke relatie met u te onderhouden; om u op de hoogte te houden van onder meer COSH-activiteiten, ‑producten en ‑diensten; V. voor het plaatsen en uitlezen van cookies. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u in onze Cookieverklaring.
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden I tot III hierboven);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van COSH of een derde (doeleinden IV en V hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen zijn:
- u als geregistreerde gebruiker nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte te houden van onze activiteiten, diensten en producten (doeleinde IV hierboven);
- voor strikt noodzakelijke cookies, d.w.z. cookies die functionaliteiten waarborgen zonder dewelke u de Website niet zou kunnen gebruiken zoals bedoeld, baseren wij ons op de rechtsgrond van gerechtvaardigd belang. Deze cookies zijn louter om technische redenen vereist om de Website te kunnen gebruiken. Gezien de technische noodzaak bestaat er enkel een informatieverplichting, en plaatsen wij deze cookies zodra u de Website opent (doeleinde V hierboven);
- de geregistreerde gebruiker heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinde V hierboven). Wat cookies betreft, vragen wij uw toestemming voor andere categorieën van cookies dan strikt noodzakelijke cookies (bv. voorkeurscookies, analytische cookies, enz.), voor zover onze Website deze gebruikt. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring;
COSH bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
- 12 maanden na verwijdering van uw account, tenzij COSH wettelijk verplicht is de gegevens langer te bewaren;
- COSH bewaart uw persoonsgegevens totdat u uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens intrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de procedure beschreven onder titels 2.4 en 2.5 van deze Privacyverklaring (doeleinde V hierboven);
- de bewaartermijn voor cookies varieert naargelang het type cookie. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u in onze Cookieverklaring (doeleinde V hierboven).
In het kader van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers);
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures;
- de derden vermeld in de Cookieverklaring;
ndien u een professioneel B2B COSH-lid bent — zoals een retailer, winkel of andere onderneming of een publieke organisatie (bv. steden, gemeenten) — al dan niet als betalend lid, kan COSH uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken in het kader van onze samenwerking, communicatie, dienstverlening of uw gebruik van de B2B-tools en ‑platformen van COSH (bv. screenmystore.cosh.eco, screenmycity.cosh.eco en andere bijbehorende dashboards).
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contact- en accountgegevens: naam, voornaam, functietitel en/of rol, telefoonnummer, mobiel nummer, e‑mailadres, adresgegevens en andere contactinformatie; gegevens die nodig zijn om uw B2B-account(s) aan te maken en te beheren;
- correspondentie en communicatiegegevens: inclusief brieven, e‑mails en andere vormen van communicatie met COSH;
- facturatie- en administratieve gegevens: zoals bankrekeningnummers en alle andere informatie met betrekking tot betalingen.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om u meer informatie te verstrekken over onze diensten en producten, hetzij op uw verzoek, hetzij op ons initiatief, wanneer dit noodzakelijk is voor de correcte verlening van onze diensten aan u; II. om de overeengekomen B2B-diensten aan u te leveren; III. om eventuele klachten en/of feedback te behandelen; IV. om betalingen te verwerken of te ontvangen; V. om een professionele zakelijke relatie met u als B2B COSH-lid te onderhouden;
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden I tot IV hierboven);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van COSH of een derde (doeleinde V hierboven). Ons gerechtvaardigd belang is u als B2B-klant nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte te houden van onze activiteiten, diensten en producten;
COSH bewaart uw persoonsgegevens gedurende een periode van 12 maanden na de voltooiing van de dienst of beëindiging van de overeenkomst. Deze bewaartermijn stelt ons in staat eventuele vragen, klachten of administratieve opvolgingen na afloop van de dienst te behandelen.
In bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren, onder meer in de volgende situaties:
- indien toepasselijke wetgeving ons verplicht specifieke gegevens te bewaren, bewaren wij de gegevens gedurende de wettelijk vereiste termijn;
- gegevens die noodzakelijk zijn om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn.
In het kader van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers), bv. in het kader van hosting, mailings, marketinginitiatieven, enz. Zij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van onze schriftelijke instructies en in overeenstemming met een overeengekomen verwerkingsovereenkomst;
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures;
- andere B2B COSH-leden: uw gegevens kunnen worden meegedeeld aan andere B2B COSH-leden, uitsluitend in het kader van onze matchmakingdienst (enkel van toepassing op betalende B2B COSH-leden), en uitsluitend wanneer er sprake is van een bevestigde professionele match. Het doel van deze mededeling is het met elkaar verbinden van compatibele bedrijven als onderdeel van het B2B-dienstenaanbod van COSH. De rechtsgrond voor deze verwerking is dat zij noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent.
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactgegevens: naam, titel, functie, telefoon- en mobiel nummer, e‑mailadres, kantooradres en andere contact- en/of bedrijfsinformatie;
- correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e‑mails en andere (vormen van) communicatie; en
- informatie over de levering van het product/de dienst en alle informatie over onze samenwerking met de leverancier/onderaannemer, bankrekeningnummers en alle andere informatie over betalingen.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor het volgende doeleinde:
I. om goederen of diensten aan te kopen.
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgrond:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de leverancier/onderaannemer partij is of om op verzoek van de leverancier/onderaannemer stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinde I hierboven).
Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende 7 jaar na de voltooiing van de dienst, tenzij COSH wettelijk verplicht is de gegevens langer te bewaren.
In het kader van dit doeleinde kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers);
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures;
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactgegevens: bv. naam, voornaam, e‑mailadres, bedrijfsnaam, rol in uw bedrijf, adres;
- correspondentie en andere vormen van communicatie: e‑mails en andere (vormen van) communicatie;
- uw elektronische identificatiegegevens: bv. uw IP-adres, verbindingstijden, enz. na een bezoek aan onze Website die gebruikmaakt van cookies of gelijkaardige technieken.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om uw vraag of verzoek om informatie te beantwoorden, of om een verkennend gesprek in te plannen; II. voor direct marketing, om u onder meer op de hoogte te houden van COSH-activiteiten, ‑producten en ‑diensten; III. voor het plaatsen en uitlezen van cookies. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u in onze Cookieverklaring.
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen (doeleinde I hierboven);
- de abonnee/bezoeker heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinden II en III hierboven). Wat cookies betreft, vragen wij uw toestemming voor andere categorieën van cookies dan strikt noodzakelijke cookies (bv. voorkeurscookies, analytische cookies, enz.), voor zover ons Platform deze gebruikt. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring;
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van COSH of een derde (doeleinde III hierboven). Voor strikt noodzakelijke cookies, d.w.z. cookies die functionaliteiten waarborgen zonder dewelke u ons Platform niet zou kunnen gebruiken zoals bedoeld, baseren wij ons op de rechtsgrond van gerechtvaardigd belang. Deze cookies zijn louter om technische redenen vereist om het Platform te kunnen gebruiken. Gezien de technische noodzaak bestaat er enkel een informatieverplichting, en plaatsen wij deze cookies zodra u het Platform opent.
COSH bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
- COSH bewaart uw persoonsgegevens tot 10 jaar na het laatste contact dat u met ons heeft gehad als prospect (doeleinde I hierboven);
- COSH bewaart uw persoonsgegevens totdat u uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens intrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de procedure beschreven onder titels 2.4 en 2.5 van deze Privacyverklaring (doeleinden II en III hierboven);
- de bewaartermijn voor cookies varieert naargelang het type cookie. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u in onze Cookieverklaring (doeleinde III hierboven).
In het kader van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers);
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures;
- de derden vermeld in de Cookieverklaring.
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactgegevens: naam, voornaam, functie, telefoon- en mobiel nummer, woonadres, e‑mailadres en andere contactinformatie;
- correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e‑mails en andere (vormen van) communicatie; en
- andere wervingsgerelateerde informatie: geslacht, geboortedatum, foto, sollicitatieformulier, cv, gespreksnotities en andere informatie over de beroepsloopbaan.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om de geschiktheid van de (potentiële) sollicitant te beoordelen en een sollicitatieprocedure op te starten en voor de evaluatie van de sollicitatie; II. om sollicitanten op de hoogte te houden van onze vacatures; en III. om sollicitanten uit te nodigen voor onze COSH-activiteiten en hen te laten deelnemen aan onze activiteiten.
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk om op verzoek van de sollicitant stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst waarbij de sollicitant partij wordt (doeleinde I hierboven);
- de sollicitant heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinden II en III hierboven).
COSH verwijdert de persoonsgegevens van sollicitanten uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant zijn/haar uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om zijn/haar gegevens langer te bewaren. In dat geval bewaart COSH de persoonsgegevens gedurende een periode van 1 jaar, waarna de sollicitant wordt gevraagd of hij/zij zijn/haar toestemming wenst te hernieuwen.
In het kader van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers);
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures;
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactgegevens: naam, voornaam, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoon- en mobiel nummer, e‑mailadres, betalingsgegevens (in geval van een betaalde activiteit);
- correspondentie en andere vormen van communicatie: inclusief vragen gesteld via de chatfunctie bij webinars;
- in geval van evenementen: visitekaartjes, dieetbeperkingen, foto’s, video’s, enz.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. het organiseren van de COSH-activiteit; II. het uitvoeren van enquêtes; III. direct marketing: om deelnemers uit te nodigen voor onze COSH-activiteiten en hen te betrekken bij onze activiteiten; en IV. marketing: het publiceren van foto’s en video’s op de Website(s) en sociale media van COSH (bv. LinkedIn, enz.) om onze diensten en activiteiten te promoten.
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinde I hierboven);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van COSH of een derde (doeleinden II en III hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen omvatten het verbeteren van de kwaliteit van COSH-activiteiten (doeleinde II) en u nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte te houden van andere COSH-activiteiten (doeleinde III); en
- de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinde IV).
COSH bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
- COSH bewaart uw persoonsgegevens tot 5 jaar na de voltooiing van de activiteit, tenzij COSH wettelijk verplicht is de gegevens langer te bewaren (doeleinden I tot III hierboven);
- COSH bewaart uw persoonsgegevens totdat u uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens intrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de procedure beschreven onder titels 2.4 en 2.5 van deze Privacyverklaring (doeleinde IV hierboven).
In het kader van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers);
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures;
Indien u COSH-producten koopt via onze webshop of bij onze fysieke verkooppunten, kan COSH uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken om uw bestelling te beheren en u een dienst na verkoop te bieden.
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactgegevens: naam, voornaam, telefoon- en/of mobiel nummer, e‑mailadres, postadres en andere contactgegevens;
- bestelling‑, verzending- en retourgegevens: bestelde producten, leverings-/afhaalgegevens;
- facturatie- en betalingsgegevens: facturatiegegevens, bedrijfsnaam en ‑vorm (indien van toepassing), betalingsstatus en ‑methode;
- correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e‑mails, telefoongesprekken en andere communicatie met betrekking tot uw aankoop.
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. om uw bestelling te verwerken en uit te voeren (inclusief levering/afhaling, retourzendingen en terugbetalingen); II. om eventuele klachten en/of verzoeken in het kader van de dienst na verkoop te behandelen; III. om facturen uit te reiken en betalingen te beheren; IV. om een klantenrelatie met u te onderhouden en u op de hoogte te houden van gelijkaardige producten en diensten.
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden I – III hierboven);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van COSH of een derde (doeleinde IV hierboven). Ons gerechtvaardigd belang is u als klant beter van dienst te zijn door u te informeren over gelijkaardige producten of diensten die u reeds heeft gekocht. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen dergelijke communicatie (zie titels 2.4 en 2.5).
COSH bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
- bestelling‑, contact- en klantendienstgegevens: tot 24 maanden na uw laatste interactie met betrekking tot de bestelling (bv. levering, retourzending, terugbetaling, afsluiting van een klacht), tenzij een langere termijn nodig is voor de afhandeling van garantie of geschillen;
- facturatie- en betalingsgegevens: tot 7 jaar om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen;
- wanneer COSH wettelijk verplicht is specifieke gegevens te bewaren, of wanneer gegevens noodzakelijk zijn om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, wordt de bewaartermijn verlengd voor de duur van de toepasselijke wettelijke bewaar- of verjaringstermijn.
In het kader van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers), zoals aanbieders van e‑commerceplatformen, betalingsdienstaanbieders, verzend-/postpartners, hosting‑, mailing- en klantenondersteuningstools. Zij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van onze schriftelijke instructies en in overeenstemming met een overeengekomen verwerkingsovereenkomst;
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures.
COSH houdt een perslijst bij met de contactgegevens van journalisten en andere leden van de pers om professionele mediarelaties te onderhouden en de pers op de hoogte te houden van onderwerpen die relevant zijn voor de missie en activiteiten van COSH.
COSH kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- contactgegevens: naam, voornaam, e‑mailadres, mediakanaal, functie en andere openbaar beschikbare professionele contactgegevens;
- correspondentie en andere vormen van communicatie (bv. persmailings, antwoorden).
Wij zullen echter nooit meer persoonsgegevens van u verzamelen dan strikt noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld.
COSH verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
I. het bijhouden en beheren van een perslijst van relevante journalisten en mediacontacten; II. het versturen van persberichten, evenementuitnodigingen en andere mediacommunicatie; III. het beheren van correspondentie met de pers.
COSH verwerkt de hierboven vermelde persoonsgegevens op de volgende rechtsgrond:
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van COSH of een derde. COSH heeft een gerechtvaardigd belang bij het communiceren met de media om haar activiteiten te promoten en het publiek te informeren (doeleinden I‑III hierboven).
COSH bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:
- tot 1 jaar na het moment waarop wij vaststellen dat het e‑mailadres niet langer bereikbaar is, of onmiddellijk na ontvangst van een verzoek tot verwijdering.
In het kader van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:
- onderaannemers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers), bv. in het kader van mailing- of hostingtools;
- gerechtelijke, politiële of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures;
4. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Daarom raden wij u aan deze regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.
Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2025